僕の仕事用手帳の使い方(全体構成編)－自分が手帳で何をしたいのか考えることが満足への近道

どうも、ヤンセンです。

今回は、僕の仕事用手帳の使い方を紹介したいと思います。

僕はこれまで、会社支給手帳、システム手帳（A５サイズ）、ほぼ日カズン、フランクリンプランナー、という風に手帳を乗り換えてきましたが、現在の形に行きつくまではどれもあまり長続きしませんでした。

しかし、自分が手帳で何をしたいのかを整理することで現在の使い方にたどり着き、それ以降は約3年間ほぼ同じ使い方を継続できています。

結局、自分がどう使いたいかが重要

手帳好き、文房具好きの方には多いかもしれませんが、僕は学生時代に初めて手帳を使い始めて以来、さまざまな手帳を乗り換えながら使ってきました。

その途中、「今の使い方はかなりいいぞ！」と思うこともあれば、その後使い方を変えて、逆に使い心地が悪くなったりすることもありました。

そのような失敗を何度か繰り返して考えたのは、「結局、自分がどう使いたいかが重要」という事です。

必要なのは、「自分が手帳をどのように使いたいかを定める」ということ。そして、今の手帳の使い方に対して、うまく行っているところ、うまく行っていないところを整理して、うまく行っているところは活かし、うまく行っていないところを改善していけば、いずれ自分の理想の使い方にたどり着けるだろうと考えたのです。（仕事でよく言うPDCAを回すというやつです）

その考えに至ってからは、すぐに今の手帳の使い方にたどり着きました。

僕の手帳へのニーズ

僕は技術職のサラリーマンで、普段はデスクワーク中心です。手帳の使用目的は、To do管理、行動記録、設計のアイデアメモ、簡単なスケジュール確認などです。

僕の手帳へのニーズはまとめると以下のようになります。

①については、一般的なデイリー手帳で実現できます。実際、僕も一時期ほぼ日カズンを使っており、ある程度はうまくいっていました。

一方、②をデイリー手帳でやろうとすると、たいてい1日1ページとは別のノートページに書くことになります。ただ、1日1ページとノートページに書く内容は、近い日付で書いているものは関連している場合が多く、時系列で見たい場合があります。このとき、ノートを行ったり来たりするのがかなりストレスです。また、それぞれの最新ページを管理するためにしおりを2つはさむのも面倒です。結局、半年でほぼ日カズンを使うのをやめてしまいました。

③については、僕は1日1ページ＋αノートを使うため、普通のスケジュール帳のノートページでは1年持ちません。以前はノートページがなくなったら、手帳＋追加のノートを一緒に使っていたのですが、年が変わったタイミングで追加したノートが中途半端になる、ノート部分の連続性が保てなくなるといった理由でいまいち満足していませんでした。そこで、年単位で切り替わるスケジュール部分と、使い切ったら替えるノート部分を別にするのがいいと考えました。

④ですが、スケジュール管理については、会社ではグループウェアでスケジュール管理しているため、会社内では基本的には手帳でのスケジュール管理はしません。ただ、セキュリティの関係上、家から会社のスケジュールを見ることができないため、大まかな日程などを家で確認できるよう、予定が書き込めるマンスリーカレンダーは欲しいです。

たどり着いた手帳の構成

• スケジュール帳（マンスリー）
• ノート
• ノートカバー

試行錯誤の末たどり着いた現在の僕の手帳は、スケジュール帳とノートをノートカバーで一体化した構成になっています。（いろいろ能書きを書いておいて全然普通の使い方ですみません）

1日1ぺージとノートページを共存させるには、このノートの使い方がミソとなります。といっても、大した話ではなく、ノートに手で線を入れて、1日1ページのフォーマットを作るだけです。これだけで、1日1ページとノートを同じ時系列に入れることができます。1日1ページ部分は自分で作るので、その間にノートページを何ページ入れようが（入れまいが）自分の自由にできます。

スケジュール帳にもノートページがついているものがあるのですが、僕はマンスリーカレンダーのノートページは一切使いません。そのため、ノートページが少なめのものを選んでいます。

ちなみに、僕はスケジュールは仕事とプライベートもこの手帳で管理、ノート部分は仕事用とプライベート用で手帳を分けています。

ノート部分の使い方

ノート部分は、大きく分けて①1日1ページ、②フリーノートという2通りの使い方をしています。

1日1ページとして使う場合には、日付とTo doリスト用の罫線を手で書き入れます。1日1回書けば済むため、僕は仕事終わりに次の日の1日1ページのフォーマットを作って、To doも書き入れておきます。

この方式にも一つデメリットがあります。それは、明日以降やるTo doを書く場所がないという点です。ほぼ日手帳のような、1日1ページのフォーマットが最初から用意されている手帳だと、例えば2か月先のTo doを該当する日のページに書くことができます。一方、僕のように、毎日手書きで1日1ぺージのフォーマットを作る方式だと、基本的に今日のTo doしか書くことができません。

これについては根本的な解決策はないのですが、僕の場合、業務は基本的にタスク管理ツールでデジタル管理されており、これで困ったことはあまりありません。ただ、人によってはここが気になるポイントになるかもしれません。

おわりに

本記事では、僕の仕事用手帳の使い方をざっと紹介しました。

僕はこれまで様々な手帳を使いましたが、現在のしっくり来る使い方にたどり着くことができたのは、改めて自分が手帳で何をしたいのか、自分のニーズを整理したことがきっかけでした。

僕の手帳の使い方そのものは参考にならない方も多いと思いますが、「自分が手帳を使って何をしたいのか」を考えるという点は、全ての方にとって、自分が満足する使い方を見つけるために必要なステップだと思います。

以上、ヤンセンでした。