どうも、ヤンセンです。
以前の記事で、僕の仕事用手帳の使い方を紹介しましたが、今回は、その中の一部である1日1ページ手帳の使い方を詳しく紹介したいと思います。
最近はほぼ日手帳やマークスのEDiT、NOLTY U365などなど、1日1ページ手帳の人気が高いですね。一方で、1日1ページ手帳を買ったものの、いまいち使いこなせてないな…と感じている方も多いのではないでしょうか。
僕はここ3年ほどはA5ノートを1日1ページ手帳として使っており、個人的には満足しています。その使い方には、ここにたどり着くまでに使ってきた会社支給手帳、システム手帳、ほぼ日カズン、フランクリンプランナーの良いところをフィードバックしています。
僕の仕事はメーカーの技術職で、業務内容はデスクワーク＋ちょっとした実験室での実験作業です。仕事でデスクワークをされる方は僕と同じ使い方ができると思います。
1日1ページ手帳で解決したいこと
僕が1日1ページ手帳で解決したい課題は以下の通りです。
- タスクのモレ防止
- タスクの優先順位付け
- 個々のタスクの実施効率を上げたい
- タスク処理中に割り込みがあっても集中を切らしたくない
このうち、”①タスクのモレ防止”、”②タスクの優先順位付け”は、前日終業前の準備作業で対策します。
“③個々のタスクの実施効率を上げたい”、”④タスク処理中に割り込みがあっても集中を切らしたくない”については、当日の使い方で対策します。
具体的な使い方①前日帰宅前にやること
僕の手帳の使い方は、前日の会社での終業直前から始まります。帰宅前に、手帳の次の勤務日のページ（僕はA5ノートを使用しているので単に次のページ）に、上の画像のようにタスクを書き入れるのです。やり方は、
- 日付を書き込む（手帳に日付が印刷されている場合は不要）
- 定規で縦線を引く
- タスクリスト、優先度を書き込む
- 優先度Aの項目を赤丸で囲む
という手順です。
“①日付を書き込む”は、後から見返した際に目立つようにカラーペンで記入しています。僕が使用しているペンはトンボ プレイカラーの青です。
“②定規で縦線を引く”では、実施チェック、優先度、タスクリストが書けるように3本線を引きます。
“③タスクリスト、優先度を書き込む”では、まずタスクリストを書きます。その後、優先度が高いものからA（当日必ず実施）、B（当日実施）、C（当日やれたら実施）の順で割り振ります。この優先度の割り振り方はフランクリンプランナーの使い方をアレンジしたものです。優先度A同士、B同士でも順位をつけたい場合は、A0,A1,…という風に数字をつけ足します。
”④優先度Aの項目を赤丸で囲む”は、僕の好みとして、重要なタスクがぱっと見でわかるようにしたいので実施しています。
具体的な使い方②当日業務中にやること
タスクリスト
当日は、タスクをこなしつつ実施したタスクの実施チェックにレ（実施済）、→（翌日以降に延期）、×（タスク消滅）などのマークを記入していきます。
この時、レ（実施済）、×（タスク消滅）のタスクは青の蛍光ペンで、→（翌日以降に延期）のタスクはピンクの蛍光ペンでマーキングしていきます。蛍光ペンのマーキングは、やってみるとわかりますが、やるたびに小さな達成感が得られるためおすすめです。
ここで、→（翌日以降に延期）のタスクにピンクでマーキングするのは、”今日はやらないと判断した”ということを明確にするためです。帰宅時にはすべてのタスクが青かピンクでマーキングされている状態にすることで、”今日やると決めたことはすべてやった”、”延期したものは今日やらないと判断済”と明確になります。それにより、本来今日やるはずだったタスクを見落としたまま帰宅時間になってしまい、成り行きで明日に持ち越してしまう、という事態を避けることができます。
ノート部分
ノート部分の使い方として、タスクに取り組む際には、まずタスク名をノート部分に書き写します。上の画像で言う”XXの件計画”、”☆☆動作検証”などがそれにあたります。これは、”今取り組んでいるタスクはこれだ！”と自分に気づかせるためのものです。と書いてもちょっと意味が分からないかもしれませんので少し説明します。
一人でじっくりタスクに取り組もうとしている際に、同僚から”今ちょっといい？”と話しかけられたり、チャットが入ったりすることはよくあります。それが片付いた後、本来は元々のタスクに復帰しなければならないのに、なぜか全然関係ない別のことをやり始めてしまうという事を経験したことはないでしょうか。僕はよくあります。
そんな際、現在実施中のタスクをノートに書いておき、それをデスク上に開いておくことで、割り込みからの復帰後でも元のタスクに戻りやすくなります。わかりにくい例えかもしれませんが、この“タスク名をノートに書き写す”行為は、”自分という船が漂流しないようにするための錨”のようなものだと感じています。
そのほか、ノート部分は大きく分けて以下の2つの使い方をします。
- 行動メモ
- 段取りメモ
“①行動メモ”は、その名の通り実施したタスクに関するメモを書きます。例えば、上記画像では”××さん〇〇の件は☆☆で合意”と、議事録を発行するほどでもない立ち話的な打ち合わせの内容の記録しています。”議事録を発行するほどでもない立ち話的な打ち合わせ”は、日常的に発生するシチュエーションだと思いますが、過去に僕が、会話した内容を忘れていて後で仕事の手戻りが発生するというミスを何度かやってしまったため、意識して記録しています。このほか、タスク実施中に書くメモは基本的にこのノート部分に書いていきます。
“②段取りメモ”は、少し入り組んだ作業が必要な際に、作業に取り組む前に段取りを予め書き出しておいたものです。自分のための作業マニュアルを先に作っておくイメージです。これをやっておくことで、作業を開始してから実は効率が悪いやり方をやっていたとか、必要な物が揃っていないなどの問題に事前に気づくことができます。僕はメーカーの技術職でモノを扱う仕事をしており、実験などもよく行うので、作業効率はかなり重要なためよく”段取りメモ”を書いています。
仕事で実験なんかしないよ！という方も、例えばプレゼン資料を作る際に、①Aさんに必要データの提供を依頼する、②ストーリーの枠組みを決める、③上司にチェックしてもらう、④見栄えを作りこむ、といったように段取りメモを書くことで、業務効率向上に役立つと思います。
優先度を付けるときに気を付けること
僕が優先度を付ける際に心がけていることは、優先度Aを付けるものを絞ることです。すべてのタスクの優先度が高く、結果どれも中途半端になる、というのは仕事あるあるだとは思いますが、優先度Aをつけてできずに終わることが当たり前になると、優先度を付ける行為自体が形骸化してしまいます。
所詮1日に出来ることには限りがあるとある種割り切って、本当にその日完了しなければいけないタスクだけ優先度Aを付け、優先度Aのタスクは原則完了して帰宅するというルーチンにするのが精神衛生上もよいと思います。
以上が、僕の1日1ページ手帳の使い方です。この使い方は、たいていの1日1ページ手帳で実施できると思いますし、何だったら（僕がそうしているように）ノートを手帳のように使うこともできます。すべて僕のやり方に合わせる必要はないですが、何か参考になるところがあったなら幸いです。
それでは、また。
