どうも、ヤンセンです。
今回は、僕が仕事で実践していて気に入っている”ひとりホワイトボーディング”について紹介します。
打ち合わせでの困りごと
最近チームのリーダー職になったことで、メンバーからの相談を受ける機会がかなり多くなりました。また、複数の並行して走るプロジェクトについての打ち合わせにも日々出席しています。このような時、打ち合わせの議事がきちんと整理されていないことはよくあります。特に、メンバーからの「ちょっといいですか」のパターンでは、相談しているメンバー自身も問題を消化できていないことも多いです。
そういう状況で困るのが、「打ち合わせの内容が頭に入ってこない」という点です。何か問題があっても、問題の内容を正しく把握できず腹落ちしないので、効果的なアクションに繋がらず、時間を浪費してしまうこともあります。
そんな中、最近実践して、自分の中で効果を感じているのが”ひとりホワイトボーディング”です。（僕が勝手に作った言葉です）
ひとりホワイトボーディングを思いついたきっかけ
打ち合わせの時にホワイトボードに議事を整理し、皆でそれを見ながら話すことで、情報が整理され、より良いアイディアが出るようになると言う事はよくあると思います。
ただ、自分の場合、日々の打ち合わせ全てで（「ちょっといいですか」のパターンでは特に）、ホワイトボードを使って話している訳ではありませんでした。そもそも、オフィスの席で話すパターンも多く、ホワイトボードがある打ち合わせスペースまで移動するのも億劫だし、大げさな感じもありますし。
一方で、最初に書いたように、話が頭に入ってこないという問題もあったわけです。その対策として始めたのが”ひとりホワイトボーディング”です。詳しいやり方は後述しますが、要は、でかいノートをホワイトボードのように使って、自分用に情報を整理するということです。言ってしまえばメモ帳を大きくしただけですが、単なるメモというよりは、ホワイトボードを使う時のように、構造化して整理して書くことを心がけるのがコツです。
これをやり始めたきっかけは、下記のダイヤモンド・オンラインの記事を見てからです。
コクヨの社長も、経営会議でよくA3サイズのノートパッドを使っています。提案者の発言を聞きつつ、そのノートパッドに自分の考えを書き広げてから、アドバイスや指示を出しています。
出典：ダイヤモンド・オンライン【日本一ノートを売る会社コクヨ】トップ社員が4年かけて導き出した「最強のメモ術」とは？
これを見た時、コクヨの社長がやっていることと、自分が打ち合わせ時にホワイトボードに議事をまとめているときの感覚がピタッとはまり、「自分用のホワイトボードを作ればいいじゃん！！」となったのです。
ひとりホワイトボーディングのやり方
以下に、僕がやっているひとりホワイトボーディングのやり方をまとめました。
- ノートはB5かA4のリングノートを使う。
- リングノートは横向きにして使う
- 情報を構造化して整理して書く
- アイデア、気づきがあれば書き加える
③、④については、普段打ち合わせでホワイトボードに議事を整理する際にやっていることと変わらないと思います。違うのは、書くのがホワイトボードではなく大きめのリングノートで、基本的には自分のために書くという点です。
ひとりホワイトボーディング用のノートは社内のどこでも持ち歩いて、不意に始まる込み入った相談・打ち合わせ時に使えるようにしています。
ひとりホワイトボーディングの効果
打合せで出てくるいくつもの情報について、その関係性などの構造を頭の中に保持しつつ、さらにそこからアイデアを展開するのは至難の業です。
ひとりホワイトボーディングの良いところは、情報を頭の中→紙の上に追い出すことで、脳のワーキングメモリを創造的な用途に使える点です。情報を紙の上に展開し、眺めながら構造を見出し、その構造から出てくるアイデアを書き加えることで、打ち合わせをしたものの、内容が頭に入ってこず、効果的なアクションに繋がらない、ということを抑制できます。
ひとりホワイトボーディングに使うノート
ひとりホワイトボーディングに使うノートは、大きめのノートであればなんでも良いと思います。僕の場合は横にして使いたいので、横罫のノートを使うと罫線が縦になり使いにくいので、方眼ノートを使っています。この辺りは好みに応じて選んでもらえればと思います。
以上、ここまで”ひとりホワイトボーディング”について紹介しました。この方法は、僕が約半年実践しており、中々の効果を感じています。僕と同じような打ち合わせの悩みを抱えている方の参考になれば幸いです。
では、また。
